Tengo la sensación de que en mi empresa todo es para ayer. Nunca vamos por delante de las cosas y siempre vamos apagando fuegos. ¿Es normal que estemos siempre en esa situación?
El tiempo es un recurso valioso y volátil, es la herramienta más básica que hace progresar a las organizaciones y su materia prima fundamental; las personas, su tiempo y el desarrollo de su planificación.
Expresiones como «no me da tiempo» o «no llego» son frases que describen bien en ocasiones a directivos y jefes que, lejos de tener una buena administración de su tiempo, dejan que los ladrones de tiempo acaben con su disponibilidad y organización. «Si tuviéramos más tiempo las cosas funcionarían mejor», pero eso no es posible…
Sin embargo, el tiempo no es tan impersonal como parece, ya que puede ser administrado o gestionado de forma eficiente si se atiende a algunas claves:
1. Planificar: Establecer un orden de importancia de las tareas a desarrollar. Una buena técnica consiste en crear una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo ir eliminándolas de la agenda.
2. Escribir la lista de tareas y compromisos: el cerebro no maneja bien las pilas de datos y no es capaz de tratar en paralelo más de ocho ítems en el más favorable de los casos.
Cuando aumenta el estrés, se reduce este número, hasta el punto de no ser capaz de tratar a ninguna información o decisión en un nivel alto de estrés. Por tanto, es recomendable escribir una lista, porque si no, cuando establece prioridades, solo lo hará con las que caben en su mente en un momento dado o las primeras que ha recibido, pasando por alto otras muy importantes.
3. Programar actividades de ocio: es fundamental programar periodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, hacer ejercicio…, en vez de dedicarles «el tiempo que me quede» después de la rutina diaria habitual.
4. Prometer menos y cumplir más: establece fechas de entrega o cumplimiento que sean viables. Es una buena idea sobrestimar el tiempo que piensas que te va a llevar a cabo un trabajo para asegurarse del cumplimiento del plazo.
5. Dividir los trabajos grandes en tareas manejables: dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con menos estrés.
6. Hacer un seguimiento de tus progresos: si has establecido fechas y objetivos realistas y tienes previsto tiempo para «resbalones», tus progresos deberían responder a tu plan.
7. Delegar lo que puedas: los directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar, está perdiendo su valioso tiempo.
8. Establecer parámetros para decir «No»: para sacar el mayor partido a tu tiempo debes establecer los límites de tiempo estipulados para cada una de las tareas.
9. Agrupar tareas según las capacidades requeridas: una buena gestión del tiempo pasa por identificar el estado de nuestras capacidades en cada momento del día.
10. Mantener los ojos abiertos para encontrar atajos: las rutinas de trabajo proporcionan estabilidad y seguridad en la realización de tareas. Sin embargo, encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas puede ayudar a ahorrar tiempo y a rebajar la carga de trabajo.
Pero sobre todo e imprescindible, tienes que identificar tus «ladrones de tiempo» y suprimirlos o atajarlos. Ten en cuenta que el tiempo es un tesoro para cualquier profesional y que a medida que aumentan las responsabilidades y posición en la jerarquía de la organización, ese tiempo o «tesoro» tiene cada vez mayor valor. Sepamos administrarlo.
