Ante la situación de alerta que nos encontramos, nos hemos dado de frente contra situaciones nuevas, diferentes, y debemos reaccionar.
El reto más importante al que nos enfrentamos es cuidar lo más valioso de las empresas, las personas. Por ello, debemos crear planes de contingencia que protejan a nuestros empleados/as para que nuestro negocio sufra lo menos posible.
Los humanos/as de Equipo Humano queremos ayudarte a cuidar de las personas de tu organización y te planteamos 2 fases fundamentales a la hora de crear tu plan de contención: La creación y su comunicación.
Muchas empresas están diseñando sus planes de contingencia a espensas de la situación actual, pero si sus empleados/as no lo conocen, si la organización no lo comunica adecuadamente, este esfuerzo no dará sus frutos.
1. Diseña el plan de contingencia.
¿Qué debemos hacer ya? concretar estrategias, documentar el plan de contingencia, los planes derivados y actuar.
¿Cómo? comencemos numerando los principales elementos que debe tener un plan de contingencia:
- Definición de las situaciones críticas: Es importante definir los activos críticos y la relación de procesos de negocio que afecten a esos activos previamente identificados.
- Asignación de responsabilidades: Se deben crear grupos, los cuales se encargarán de ejecutar los procedimientos adecuados en el caso de que se produzca una situación crítica.
- Determinar las acciones de respuesta: Esta fase del plan implica tener muy bien definida una hoja de ruta con las siguientes acciones a llevar a cabo:
- Indicadores que marcarán el inicio del plan de contingencia.
- Secuencias de acciones que hay que llevar a cabo en el orden preciso.
- Indicadores que permiten considerar que la situación ha quedado normalizada.
- Determinación de los registros y documentación necesaria para dejar constancia por escrito de las acciones que se han llevado a cabo.
- Mantenimiento del plan: Es necesaria la obtención de datos de ejecución del plan con el fin de actualizar y mejorar, de cara a incrementar su eficiencia en futuras ejecuciones.
Un plan de contingencia suficientemente elaborado permite retomar las actividades dentro de unos tiempos de recuperación adecuados y previamente definidos. Esto facilita volver a la actividad normal en un tiempo prudencial, antes de que se produzcan pérdidas de consideración.
En este sentido, ha de establecerse la forma de tomar medidas lo más rápido posible con el objetivo de reducir daños, o los riesgos de que se produzcan y/o aumenten.
También habrá que concretar el plan de recuperación y los recursos para financiarlo, al objeto de que pueda servir de guía en situaciones extraordinarias en que las facultades suelen estar mermadas por el estrés, el miedo… y aquí es donde entra la segunda fase y no menos importante de este proceso.
2. Comunica el plan de contingencia adecuadamente.
Realizar una comunicación adecuada del plan de contingencia es tan importante como su realización, porque en caso de que haya que implantarlo, ¿cómo lo vamos a hacer si no lo conocemos o no lo entendemos?
Para realizar un plan de comunicación hay que centrarse en 2 aspectos: El objetivo que queremos conseguir y la estrategia que vamos a utilizar.
Muchas veces nos olvidamos del objetivo de una campaña de comunicación, pero es necesario fijarse un destino al que llegar antes de ver cómo vamos a alcanzarlo. No vamos a realizar las mismas acciones para una campaña de información, que una de concienciación o de impacto.
En el caso de un plan de contingencia, lo más importante es hacerlo llegar al máximo público posible, en este caso los empleados/as de nuestra empresa, pero sobretodo que se entienda:
Qué es, para qué sirve y cómo actuar en caso de que se active.
Una vez definido el objetivo, pasamos a diseñar la estrategia para alcanzarlo, el primer paso sería analizar el target al que va dirigida la comunicación, no tiene que recibir el mismo mensaje un directivo/a que un operario/a.
En Equipo Humano apostamos por la combinación de comunicación humana con los impactos visuales.
Si somos capaces de crear una comunicación en cascada, desde el equipo directivo hasta las bases de la organización, alcanzaremos el éxito. En este proceso ganan importancia los mandos intermedios, que se encargarán difundir en sus equipos el mensaje.
Explicar en primera persona el plan de contención hará cumplir uno de los objetivos marcados: que todo el mundo lo conozca, pero el mensaje se puede diluir, sobre todo en las grandes organizaciones, por ello se plantean acciones complementarias como cartelería, e-mail, mensajes a través de la intranet o los recursos que cada uno disponga en su empresa.
Una estrategia interesante para aumentar el éxito en los impactos visuales es analizar los puntos de encuentro de las personas de la empresa: Entrada, cafetería, baños…
Esto unido con mensajes llamativos, incluso atrevidos, conseguiremos que las personas lean con detenimiento los planes de contención, comenten con los compañeros sus impresiones, se interesen en ellos e incluso pregunten a sus responsables sus dudas.
Os mostramos algunos ejemplos de carteles o pegatinas en puntos comunes de las organizaciones:
