En la mayoría de ocasiones realizamos proyectos conjuntos con personas de nuestro equipo, colaboradores o proveedores y tras el trabajo realizado, queda toda la información recogida en una carpeta sin volverla a abrir prácticamente, nunca más. Pero entonces ¿qué pasa con esas conversaciones, acuerdos de plazos cumplidos o no cumplidos, condiciones o conclusiones extraídas de cómo nos hemos coordinado? Igual que la anterior carpeta, se cierra y no se vuelve a abrir jamás.
Para dar respuesta a un proyecto al que hacer frente como líder junto con los miembros de tu departamento, solventar una situación de la mano de tus colaboradores para dar respuesta inmediata a un problema de un cliente, o hacer frente a un tema importante que tratar junto con los socios, etc. Es necesario completarse adecuadamente y coordinarse muy bien.
La palabra completarse significa «integrar elementos diversos para optimizar el funcionamiento» y suena muy bien pero es muy difícil de conseguir y por eso, la fase donde establecer las normas (unas veces implícitas y otras explícitas) de cómo hacerlo antes de comenzar a trabajar conjuntamente, tiene que estar muy bien definida.
Pero ¿qué hacer cuando se establecieron estos requisitos previamente y no se han cumplido o no se marcaron las pautas de cómo trabajar juntos?
No se puede hacer «borrón y cuenta nueva», hay que preparar una estructurada reunión de feedback para recoger información de las personas que participaron y así, poner en práctica las propuestas de mejora en una próxima ocasión que puede que se vuelva a tener y así encontrarse y trabajar de nuevo superando los resultados.
Previamente a ese encuentro hay que pedirle a las personas participantes que dediquen unos minutos a reflexionar y con unas preguntas muy sencillas se obtiene información valiosa que ellos mismos comentarán en esa reunión. Importante, la persona que ha liderado el proyecto también tiene que acudir a la convocatoria «con los deberes hechos», con esto ganamos puntos dando ejemplo y sobre todo, demostrando el compromiso por parte de todos de querer hacer las cosas mejor la próxima vez.
Nos gusta obtener feedback de nuestros clientes a través de encuestas de satisfacción pero a veces obviamos la capacidad de nutrirnos de valoraciones muy valiosas sobre lo que hemos hecho y que son aportadas por los propios protagonistas, las personas involucradas.
Por tanto, primero solicita que preparen una serie de preguntas para que las traigan cumplimentadas, unas referentes a la coordinación entre todos y otras al desempeño de uno mismo. ¡Anímate e incluso prueba a hacerlo con el proveedor con el que normalmente trabajas y a veces no os habéis entendido muy bien!. Por ejemplo:
1. ¿Qué es lo mejor que hemos hecho?
2. ¿Qué es lo peor que hemos hecho?
3. ¿Qué hay que cambiar?
4. ¿Qué he hecho yo bien?
5. ¿Qué he de hacer mejor la próxima vez?
6. ¿Qué conclusiones extraigo?
Si todos los convocados traen su trabajo hecho, ¡estás de enhorabuena! Si no, ya tienes una forma de empezar pero… recuerda que lo que quieres es crear un buen ambiente para compartir tanto lo bueno como lo malo que entre todos, habéis hecho.
Habla siempre de tí primero, tanto lo que cumpliste como lo que no has conseguido e invita a los demás a que hagan lo mismo y como la intención es mejorar, si consideras que hay algo que aunque te cueste mucho decirlo, es necesario compartirlo porque la próxima vez esperas que no se repita, dilo.
No es fácil, y no tanto por lo que se dice sino por el cómo se dice. Esta sería otra parte fundamental de la reunión que desarrollaremos otro día.
Como para muchas otras cosas, solamente hay que poner una fecha y una hora para la convocatoria y proponer tu reunión de feedback sobre un proyecto en el que hayáis trabajado. ¿Te animas a anotarlo en agenda e invitar a los asistentes?
Mónica Salvador · consultora de Equipo Humano
