Numerosos directores y directivos de empresa acumulan frustración al comprobar la falta de comunicación que existe entre los distintos departamentos de sus organizaciones. Desde su posición elevada en el organigrama, el directivo goza de una visión más o menos global de la actividad de la empresa. Sin embargo, esta visión contrasta a menudo con la de los mandos intermedios y trabajadores a su cargo, cuya percepción de la organización es específica, aislada, parcial y cortoplacista.
No se trata, por supuesto, de que toda la plantilla de una empresa tenga la misma visión que los directivos. Pero tampoco todo lo contrario. Las personas tenemos tendencia a aferrarnos a nuestros hábitos y a reproducir conductas en las cuales nos sentimos confortables. Esto ocurre a nivel individual, pero también a nivel grupal, por ejemplo en el caso de los departamentos. Las personas se acomodan en una dinámica que conocen bien, que les proporciona tranquilidad y sosiego, podría decirse que se “atrincheran” en ella, y salir al exterior de esa trinchera acaba resultando incómodo, molesto o incluso amenazador.
Este fenómeno genera departamentos que pueden trabajar muy bien en la línea de sus propios objetivos, pero que olvidan o incluso desconocen los objetivos compartidos con el resto de la organización. Es necesario que exista interacción dentro de las organizaciones, que cada persona sepa, no sólo aquello que comprende su área de trabajo, sino cómo ésta repercute en la actividad de los demás y cómo su generación de valor acaba beneficiando al cliente. Sentirse “conectado” con el resto de la empresa y con sus objetivos globales no sólo ejerce una importante influencia en la motivación de las personas, sino que además las capacita para pensar, desde su ámbito, más allá de su ámbito, dando como resultado una mejora de la eficiencia o incluso la generación de ideas o de valor añadido en beneficio de toda la organización.
Hay tres líneas de actuación en las que se puede trabajar desde la dirección para lograr que la comunicación fluya entre departamentos:
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ROMPER BARRERAS
Hay muchas formas de interpretar esta sugerencia, pero a veces basta con algo tan simple como romper las barreras físicas que separan a las personas. Hay teorías que afirman que a la hora de configurar un equipo de trabajo sería necesario incluir en su diseño el espacio de trabajo en el que se van a desenvolver, ya que su influencia es total en la dinámica grupal que desarrollará el equipo. Los espacios de trabajo diáfanos, por ejemplo, favorecen las relaciones entre las personas de distintos departamentos o incluso de cada departamento entre sí y estimulan la creatividad por una simple razón: ideas distintas se mezclan y dan como resultado nuevas ideas.
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MEZCLAR A LAS PERSONAS
Es positivo hacer concurrir a personas de distintas áreas o departamentos a eventos comunes, como por ejemplo cursos de formación, convenciones, reuniones, celebraciones… Cualquier excusa es buena para juntar bajo un mismo techo a personas que normalmente no trabajan juntas. Esto evitará que se formen burbujas y facilitará el intercambio de información entre las distintas personas de la empresa.
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DIFUNDIR LA CULTURA
Hay que asumir que por muchos espacios de trabajo abiertos que existan, por muchas acciones de intercambio o convivencia entre departamentos que se realicen, siempre existirá una segregación natural por departamentos. Y debe existir. Es natural. Sin embargo, la empresa puede establecer una serie de elementos, como valores, conocimientos, actitudes… que sean compartidos por la totalidad de la empresa, y preocuparse de difundirlos.
Una buena manera de hacerlo es celebrar reuniones periódicas con los responsables de cada área para compartir con ellos aquella información que para la empresa es esencial que todos conozcan y compartan. Dichos responsables, a su vez, serán los encargados de predicar con la palabra y con el ejemplo en sus respectivos ámbitos de influencia, a modo de embajadores de la cultura organizativa.
Del mismo modo, y teniendo en cuenta que la cultura organizativa no sólo se genera de forma descendente, sino también ascendente, se pueden estructurar mecanismos de comunicación que faciliten el intercambio de las personas con la empresa, como por ejemplo encuestas o dinámicas de grupo.
José Enrique García – Director General de Equipo Humano – @JEGarciaLlop – joseenrique@equipohumano.com
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